Chuẩn bị tốt bộ hồ sơ xin việc là hết sức cần thiết. Nhiều khi bạn có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc nhưng cơ hội không đến với bạn vì hồ sơ của bạn đã bị lọai ngay từ vòng sơ tuyển. Tuy tất cả các mẫu biểu của hồ sơ xin việc đều có sẵn, nhưng viết đầy đủ các mục và tạo được sự chú ý của người đọc không phải là điều đơn giản. Hồ sơ của bạn có thể bị loại vì viết quá sơ sài hoặc chưa cẩn thận. Bạn cũng có thể bị loại vì hồ sơ xin việc không nêu được những kinh nghiệm và khả năng của bạn theo hướng đáp ứng yêu cầu của đơn vị tuyển dụng: Người tuyển dụng không có đủ thông tin để hiểu đúng về bạn. Vì vậy, xin hãy dành đủ thời gian để chuẩn bị tốt một bộ hồ sơ xin việc.

1. Hồ sơ xin việc bao gồm những gì?  

Hồ sơ xin việc thường được làm theo mẫu quy định chung hoặc mẫu riêng của từng đơn vị tuyển dụng. thông thường một bộ hồ sơ đầy đủ gồm có:

·         Đơn xin việc có dán ảnh

·         Sơ yếu lý lịch có dán ảnh và xác nhận của địa phương quản lý

·         Các văn bằng, chứng chỉ có công chứng của Nhà nước

·         Thư giới thiệu đảm bảo của người có uy tín hoặc xác nhận của đơn vị bạn đã làm trước đó (nếu có)

·         Bản sao (photocopy) sổ hộ khẩu.

·         Giấy khám sức khỏe

Tất cả các giấy tờ trên được đựng trong một túi hồ sơ. Bên ngoài túi có ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ liên hệ của bạn và tên các loại giấy tờ có bên trong.

2. Làm thế nào để hồ sơ xin việc không bị loại?

Một bộ hồ sơ đầy đủ được trình bày cẩn thận về cả hình thức và nội dung sẽ gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Nó chứng tỏ bạn là người cẩn thận, có trách nhiệm và nghiêm túc trong quá trình tìm kiếm việc làm. Hãy nhớ rằng có đến hàng trăm người nộp hồ sơ xin vào một vị trí công việc và nhà tuyển dụng sẽ chỉ chọn lựa từ các hồ sơ này một danh sách vừa đủ để xử lý mà thôi. 

a. Đơn xin việc gây ấn tượng

Đơn xin việc chính là cơ hội để bạn nói với nhà tuyển dụng rằng họ cần xem xét hồ sơ của bạn kỹ hơn. Bạn cần khẳng định rằng trình độ của bạn phù hợp với vị trí tuyển dụng. Hãy giải thích vì sao bạn thích công việc này và tại sao bạn lại phù hợp với yêu cầu của họ. Mẫu đơn xin việc hiện đang bán phổ biến trên thị trường rất sơ sài, bạn nên tự viết để làm rõ những điều mình muốn trình bày.

Hình thức trình bày

·         Sử dụng khổ giấy A4, căn chỉnh lề cân đối.

·         Không chọn quá nhiều cỡ chữ, kiểu chữ.

·         Nếu chữ đẹp, có thể viết tay.

·         Không có lỗi chính tả.

·         Câu văn ngắn gọn, rõ ràng.

·         Các đoạn văn phải ngắt xuống dòng.

Nội dung                          

Thông tin cá nhân: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dán ảnh của bạn vào góc trái phía trên tờ đơn xin việc (ảnh cỡ 3x4).

Đoạn mở đầu: Viết hai, ba câu nêu lý do vì sao bạn biết để xin vào làm việc ở đơn vị này.

Đoạn nội dung chính: Giới thiệu về những khả năng bạn có thể làm việc tốt cho đơn vị tuyển dụng, đặc biệt nêu rõ những công việc cụ thể bạn có thể đảm trách. Nếu bạn đã từng làm ở nơi khác, hãy trình bày kinh nghiệm và kết qủa làm việc của bạn. Hãy trình bày rõ ràng bạn muốn làm gì, loại công việc bạn quan tâm. Đừng quên làm nổi bật các ưu thế của bạn từ quá trình đào tạo hay làm việc trước đó và trình bày các phẩm chất của mình một cách khéo léo.

Đoạn thông tin bổ sung: Nêu lý do vì sao bạn thích làm việc ở đơn vị tuyển dụng, điều đó chứng tỏ bạn đã nghiên cứu về đơn vị họ.

Đoạn kết luận: Hãy cam kết về sự phục vụ của bạn và chứng tỏ rằng điều đó có lợi cho đơn vị tuyển dụng; ký tên và ghi rõ họ tên

b. Lý lịch cá nhân nổi bật

Tờ khai lý lịch chính là sự tự giới thiệu về bản thân. Lý lịch phải phản ánh được nhân cách, làm nổi bật kinh nghiệm, khả năng của bạn đối với việc hòan thành công việc của đơn vị tuyển dụng. Vì thế việc trình bày và chọn lọc các thông tin trên lý lịch rất quan trọng. Một bản lý lịch sạch sẽ, không có lỗi chính tả, chữ viết rõ ràng, khai đầy đủ nội dung nhưng ngắn gọn và súc tích sẽ góp phần giúp bạn thành công.

Những điều cần lưu ý

·         Viết đầy đủ họ tên, ngày , tháng, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, số Fax (nếu có).

·         Tình trạng hôn nhân (đã lập gia đình hay độc thân, có mấy con)

·         Nếu là bạn nam còn trẻ, ghi rõ đã hoàn thành nghĩa vụ quân sự (nếu có)

·         Phần đào tạo ghi rõ các văn bằng chứng chỉ, chuyên ngành được đào tạo, thời gian và nơi đào tạo

·         Nêu rõ trình độ ứng dụng tin học, ngoại ngữ, nếu có

·         Phần kinh nghiệm chuyên môn: trình bày những kinh nghiệm nổi bật và những điểm mạnh mà người tuyển dụng quan tâm. Nếu bạn đã làm ở những đơn vị khác, hãy nêu rõ những công việc, kết quả, thời gian bạn đã làm và tên đơn vị đó. Những bằng chứng hoặc con số chứng minh cụ thể sẽ có sức thuyết phục đối với người tuyển dụng

·         Phần quan hệ gia đình: Ghi tên tuổi cha mẹ, anh chị em ruột và nghề nghiệp của họ (nên ghi cụ thể, không ghi chung chung). Gia đình và hoàn cảnh sống có ảnh hưởng đến nhân cách của bạn. nếu bạn ghi cụ thể nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn về bạn. Gia cảnh tốt sẽ gây được sự cảm tình đối với họ và là điểm mạnh của bạn.

·         Cuối cùng là sự cam kết của bạn về những gì bạn đã khai. Lý lịch cần có xác nhận của cơ quan công an phường, xã nơi bạn sinh sống. Đối với một số doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài có thể chỉ cần cam kết và ký tên.

c. Văn bằng, chứng chỉ có sức thuyết phục

Các văn bằng, chứng chỉ là hết sức quan trọng. Trong lúc tìn việc làm bạn nên:

·         Sao mỗi lọai chứng chỉ thành nhiều bản có công chứng của Nhà nước để sẵn sàng, khi cần, nộp hồ sơ cho nhiều đơn vị khác nhau.

·         Chú ý không nộp bản chính vì nhiều nhà tuyển dụng không trả lại hồ sơ khi bạn không được tuyển dụng.

·         Nếu bạn có nhiều văn bằng thì chỉ nên lựa chọn những văn bằng theo yêu cầu hoặc mang lại lợi điểm cho bạn khi xét tuyển.

·         Đừng quên đưa vào hồ sơ các chứng chỉ về tin học, ngoại ngữ, nếu có

d. Thư giới thiệu của người có uy tín

Thư giới thiệu của người có uy tín hoặc của đơn vị bạn đã làm việc là bằng chứng đảm bảo tốt cho bạn. Bạn nên cất giữ cẩn thận để sẵn sàng đưa cho nhà tuyển dụng. Nếu là thư giới thiệu, bạn nên đưa cho nhà tuyển dụng trước khi nộp hồ sơ. Nếu là thư xác nhận năng lực làm việc, bạn nên để trong túi hồ sơ

e. Bản sao sổ hộ khẩu

Nhiều nhà tuyển dụng đôi khi ghi rõ yêu cầu với các ứng viên cần có hộ khẩu tại tỉnh hay thành phố nhất định. Nếu bạn có hộ khẩu nơi nhà tuyển dụng mong muốn thì đó là lợi điểm của bạn. Bản sao hộ khẩu cần rõ ràng, sạch sẽ và có chứng nhận của chính quền địa phương hoặc công chứng.

g. Giấy khám sức khỏe

Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe của đơn vị y tế có thẩm quyền. Giấy khám sức khỏe sẽ là lợi điểm nếu bạn có thể chất khỏe mạnh.

Những điều cần lưu ý khi nộp hồ sơ xin việc

·         Trước khi nộp hồ sơ, hãy photocopy một bộ để lưu giữ hoặc xem lại trước khi đi phỏng vấn.

·         Nếu đơn vị tuyển dụng ở không xa, bạn nên tự mang hồ sơ đến nộp.

·         Nộp hoặc gửi hồ sơ đúng địa chỉ

·         Sau khi gửi, kiểm tra lại, đảm bảo hồ sơ đã được gửi đến nơi.

·         Theo dõi xem có cần bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ không.

·         Theo dõi thông báo mời phỏng vấn hay thử việc.

Hồ sơ xin việc là ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng đối với các ứng viên, do vậy chuẩn bị tốt hồ sơ xin việc cũng là một bước vô cùng quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn.

Chúc các bạn thành công!